LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL DERECHO ADMINISTRATIVO VENEZOLANO
1 Concepto de documento desde el punto de vista jurídico.
Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna
cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en públicos
o privados.
Documento Público.
Es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario
judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias
voluntades y la fecha en que se producen.
Documento Privado.
El redactado por las partes interesadas, con testigo o sin ellos, pero sin intervención de registrador, notario u
otro funcionario público que le de fe o autoridad.
Concepto de documento según el Código Civil Venezolano.
Artículo 1.355. “El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio
probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está
destinado a probar, salvo los casos en que el instrumenta se requiera como solemnidad del acto.”
Artículo 1.356. “La prueba por escrito resulta de un instrumento público o de un instrumento privado.”
El instrumento público según Código Civil Venezolano.
Artículo 1.357. “Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales
por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe
pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.”
Artículo 1.358. “El instrumento que no tiene la fuerza de público por incompetencia del funcionario o por
defecto de forma es válido como instrumento privado, cuando ha sido firmado por las partes.”
Artículo 1.359. “El instrumento público hace plena fe, así entre las partes como respecto de terceros, mientras
no sea declarado falso:1º, de los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber efectuado, si tenia
facultad para efectuarlos; 2º, de los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber visto u oído,
siempre que este facultado para hacerlos constar.”
Artículo 1.360. “El instrumento publico hace plena fe, así entre las partes como respecto de terceros, de la
verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantes acerca de la realización del hecho jurídico a que el
instrumento se con trae, salvo que en los casos y con los medios permitidos por la ley se demuestre la
simulación.”
Artículo 1.361. “Igual fuerza probatoria que la determinada en el artículo anterior producen el instrumento
público y el instrumento privado, entre las partes, aun de las cosas que no han sido expresadas sino de una
manera enunciativa, con tal que la enunciación tenga una relación directa con el acto Las denunciaciones
extrañas al acto sólo pueden servir de principio de prueba.”
Artículo 1.362. “Los instrumentos privados, hechos para alterar o contrariar lo pactado en instrumento
público, no producen efecto sino entre los contratantes y sus sucesores a Título universal. No se los puede
oponer a terceros.”.
Los instrumentos Privados según Código Civil Venezolano.
Artículo 1.363. “El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes
y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho
material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.”
Artículo 1.364. “Aquél contra quien se produce o a quien se exige el reconocimiento de un instrumento
privado, está obligado a reconocerlo o negarlo formalmente. Si no lo hiciere, se tendrá igualmente como
reconocido.
Los herederos o causahabientes pueden limitarse a declarar que no conocen la firma de su causante.”
La falsedad de los instrumentos.
Artículo 1.380. “El instrumento público o que tenga las apariencias de tal puede tacharse con acción principal
o redargüirse incidentalmente como falso.”
La Exhibición de Documentos.
Artículo 436. “La parte que deba servirse de un documento que según su manifestación, se halle en poder de
su adversario, podrá pedir su exhibición.
A la solicitud de exhibición deberá acompañar una copia del documento, o en su defecto, la afirmación de los
datos que conozca el solicitante acerca del contenido del mismo y un medio de prueba que constituya por lo
menos presunción grave de que el instrumento se halla o se ha hallado en poder de su adversario".
La Tacha de los Instrumentos.
Artículo 438. “La tacha de falsedad se puede proponer en juicio civil, ya sea como objeto principal de la
causa, ya incidentalmente en el curso de ella, por los motivos expresados en el Código Civil.”
El Reconocimiento de Instrumentos Privados.
Artículo 444. “La parte contra quien se produzca en juicio un instrumento privado como emanado de ella o
de algún causante suyo, deberá manifestar formalmente si lo reconoce o lo niega, ya en el acto de la
contestación de la demanda, si el instrumento se ha producido con el libelo, ya dentro de los cinco días
siguientes a aquel en que ha sido producido, cuando lo fuere posteriormente a dicho acto. El silencio de la
parte a este respecto, dará por reconocido el instrumento.”
2. La noción de documento administrativo.
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos
que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en
el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
Función de los documentos administrativos.
Son dos (2) las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
Función de Constancia.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.
Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus
posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
Función de Comunicación:
Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración
Pública. Dicha comunicación es - tanto interna - entre las unidades que componen la organización
administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
Características de los documentos administrativos.
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado
como “documento administrativo”.
Producen efectos jurídicos.
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la
producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos. Los documentos
administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo.
El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que
integran la organización de una Administración Pública.
Su emisión es válida.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos,
exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
Tipos de Documentos Públicos.
Los documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento
administrativo pueden incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitación de que consta todo
procedimiento.
Esta clasificación sería la siguiente:
Documentos de Iniciación.
1. Acuerdo de iniciación del procedimiento
2. Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud
3. Petición de mejora voluntaria de la solicitud
4. Acuerdo de adopción de medidas provisionales
5. Acuerdo de acumulación de procedimientos
6. Acuerdo de práctica simultánea de trámites
Acuerdo de Iniciación del Procedimiento.
Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de
iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos:
cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden
superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El documento debe, además, ser notificado a
los posibles interesados.
Requerimiento de Subsanación de Defectos en la Solicitud.
Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el
presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa
correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo
determinado (10-15 días), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se
archivaría, terminando su tramitación.
Petición de Mejora Voluntaria de la Solicitud.
Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado,
y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada
voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por
ejemplo un procedimiento de concesión de una subvención, iniciado por un interesado que solicita unos
importes menores a los que en la norma reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabría
modificar o mejorar esa solicitud.
Acuerdo de Adopción de Medidas Provisionales.
Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo
elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano
administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el
tiempo que dure el procedimiento.
Acuerdo de Acumulación de Procedimientos.
La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio
como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del
procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo conjuntamente.
Acuerdo de Práctica Simultánea de Trámites.
Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a
llevar a cabo varios trámites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.
Documentos de Instrucción.
1. Acuerdo de apertura de un período de prueba
2. Acuerdo de práctica de prueba
3. Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
4. Oficio de petición de informe preceptivo no determinante
5. Oficio de petición de informe preceptivo determinante
6. Oficio de petición de informe facultativo
7. Citación de comparecencia
8. Concesión de trámite de audiencia
9. Acuerdo de apertura del período de información pública
10. Acuerdo de ampliación de plazos
11. Acuerdo de tramitación de urgencia
12. Acreditación de la notificación
Acuerdo de Apertura de un Periodo de Prueba.
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las
personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas (bien las
solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el órgano) para acreditar los hechos que se valoran en el
procedimiento.
Acuerdo de Práctica de Prueba.
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las
personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se
ha acordado en el procedimiento.
Acuerdo por el que se Rechazan las Pruebas Propuestas.
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las
pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando estas
circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo.
Oficio de Petición de Informe Preceptivo Determinante.
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en
concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse así en
la normativa aplicable, a juicio del órgano competente resultan imprescindibles para dictar la resolución de un
procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para
resolver el procedimiento, y por tanto no se podrá seguir con la tramitación del mismo hasta que no se reciba
dicho informe.
Oficio de Petición de Informe Preceptivo No Determinante.
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en
concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que no siendo preceptivos por establecerse así
en la normativa aplicable, a juicio del órgano competente no resultan imprescindibles para la resolución del
procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo
que se tiene para resolver un procedimiento, sino que se continúa la tramitación del mismo.
Oficio de Petición de Informe Facultativo.
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, enconcreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o
valoraciones que el órgano administrativo estima convenientes para resolver un procedimiento, pero que la
normativa aplicable no exige que se soliciten. En ningún caso su no recepción puede suponer una interrupción
de plazos en la tramitación de dicho procedimiento.
Citación de Comparecencia.
La citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un
procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y
objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas
dependencias.
Concesión de Trámite de Audiencia.
Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha
iniciado el trámite de audiencia. Con este trámite el interesado o interesados tienen la posibilidad de
examinar, en un plazo que viene determinado legalmente, el procedimiento que se esta llevando a cabo, a la
vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos documentos que consideren importantes
para la resolución que en su día se dicte.
Acuerdo de Apertura del Periodo de Información Pública.
Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del
órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona física o
jurídica que este interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un
horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.
Acuerdo de Ampliación de Plazos.
Es un documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al
interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están
establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y
las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen. Esta ampliación de plazos la puede conceder la
Administración de oficio o a petición de los interesados. Existen dos supuestos de ampliación:
1.- Una ampliación de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos por la normativa aplicable. Esta
ampliación puede concederse de oficio por la Administración o a petición del interesado y siempre que no se
perjudiquen derechos de terceras personas.
2.- Una ampliación de plazos no superior al plazo inicialmente establecido por la normativa aplicable a la
tramitación de un procedimiento. Esta ampliación la decide de oficio la Administración en aquellos supuestos
en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un procedimiento impidan el cumplimiento
de los plazos previstos en el citado procedimiento.
Acuerdo de Tramitación de Urgencia.
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien
de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la
resolución un procedimiento.
Acreditación de la Notificación.
Es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en
la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras
cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificación: fax, servicio postal, mensajería, etc., así como
las circunstancias que han concurrido en la practica o no de la notificación: si se ha notificado al interesado,
su representante, si la notificación ha sido rechazada, si es desconocido el lugar de la notificación, etc.
Documentos de Terminación.
1. Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado
2. Acuerdo de caducidad de procedimientos iniciados de oficio no susceptibles de producir actos favorables
3. Resolución tipo
4. Resolución de inadmisión
5. Certificación de acto presunto
6. Acuerdo de la suspensión de la ejecución de un acto
Acuerdo de Caducidad por Paralización del Procedimiento Imputable al Interesado.
Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente en aquellos procedimientos iniciados a solicitud
del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un
tiempo superior al establecido legalmente, llegándose en este caso al archivo del expediente y a su
notificación al interesado.
Acuerdo de Caducidad por Paralización del Procedimiento Iniciado de Oficio No Susceptible de
Producir Actos Favorables.
Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente en aquellos procedimientos que se han iniciado
de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo que esta establecido normativamente
ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que debió ser dictada Este acuerdo
solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables
para los ciudadanos.
Resolución Tipo.
La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a
un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste.
Resolución de Inadmisión.
Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud
de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente
carentes de fundamento.
Certificación de Acto Presunto.
Es un documento que la Administración expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado
resolución a un procedimiento en el plazo legalmente establecido. La certificación de acto presunto tiene la
misma validez que si se hubiese dictado resolución expresa.
Acuerdo de la Suspensión de la Ejecución de un Acto.
Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en
aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o
difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la protección
del interés público y la eficacia de la resolución.
3. Criterios Jurisprudenciales que determinan una nueva categoría de documentos.
Uno de los criterios jurisprudenciales más novedosos producidos en el ámbito probatorio del proceso
contencioso administrativo de nulidad durante éstos últimos diez años fue la dictada por la Sala Político-Administrativa de la extinta Corte Suprema de Justicia, en sentencia Nº 300, de fecha 28 de mayo de 1998,
expediente Nº 12.818, caso: Consorcio Hidroeléctrico Caroní, en la que se definió, por vez primera en nuestro
derecho, la noción de documentos administrativos.
Antes de la referida sentencia, existían criterios disímiles en relación a la naturaleza de los documentos
administrativos y la oportunidad en que los mismos debían ser promovidos y evacuados en juicio. Algunos los
asimilaban a los instrumentos públicos, caso en el cual podían ser presentados hasta los informes; otros, por el
contrario, los equiparaban a los documentos privados, por lo cual debían ser presentados dentro del lapso de
promoción de pruebas. Sin embargo, la cuestión fue dilucidada por la jurisprudencia, en los términos
siguientes:
“...conforman una tercera categoría dentro del género de la prueba documental, y por tanto, no pueden
asimilarse plenamente a los documentos públicos, ni a los documentos privados. La especialidad de los
antecedentes administrativos radica, fundamentalmente, en que gozan de una presunción de legitimidad,
autenticidad y veracidad, pero tal presunción puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario...”.
La consecuencia procesal de lo anteriormente expuesto es que:
“...las partes que quieran servirse de un documento de esta especie pueden anunciarlo o promoverlo en el
lapso de promoción y producirlos o evacuarlos en la etapa de evacuación de pruebas...”.
Por su parte, en sentencia de la Sala de Casación Civil del Tribunal Supremo de Justicia, expediente Nº
2001-000885, de fecha 16 de Mayo de 2003, caso: Henry José Parra Velásquez, contra Constructora Basso,
C.A., puntualizó lo siguiente:
“…Señala el formalizante que el Juez de alzada infringió la referida regla de establecimiento de pruebas, pues
apreció la copia certificada del croquis del accidente que dio lugar al proceso, a pesar de ser una prueba
ineficaz, por haber sido extemporáneamente promovida por la parte actora junto con su escrito de informes
presentados ante el a-quo .
Aduce, que las actuaciones administrativas de tránsito no constituyen documentos públicos conforme al
artículo 1.357 del Código Civil, pues no son emanadas de un funcionario que labora para la Administración
Pública, ni se trata del instrumento fundamental de la demanda según sentencia de la Sala que transcribe, y en
consecuencia, no podía producirse en todo tiempo, hasta los últimos informes, sino en el lapso probatorio
respectivo.
Señala, que la referida infracción fue determinante en el dispositivo de la sentencia, por cuanto ese medio de
prueba valorado plenamente por el Juez de alzada constituyó el fundamento para que se desecharan todas las
declaraciones testimoniales rendidas en el juicio, que fueron promovidas por la parte demandada
reconviniente, toda vez que consideró que las referidas declaraciones no coinciden con las evidencias
tomadas del sitio del accidente por las autoridades administrativas de tránsito.
Para decidir, la Sala observa:
Si bien el formalizante alegó la infracción del artículo 435 del Código de Procedimiento Civil por falta de
aplicación, en vez de alegar su falsa aplicación, ello no determina a priori la desestimación de la denuncia,
pues los argumentos que la sustentan se dirigen a evidenciar la existencia de éste último supuesto, lo cual
permite comprender el error de derecho en el juzgamiento de los hechos por el que se pretende obtener la
nulidad del fallo de alzada.
Al respecto, ha sido criterio pacífico y reiterado de la Sala, que las actuaciones administrativas levantadas por
las Inspectorías de Vehículos, con ocasión de un accidente de tránsito, tienen valor probatorio en el juicio
respectivo, y aun cuando dichas actuaciones hacen fe en todo cuanto se refiere a lo que el funcionario declara
haber efectuado o percibido por sus sentidos, o practicado como perito, la prueba que se deriva de tales
instrumentos no es absoluta o plena, porque el interesado puede impugnarla, y en consecuencia, desvirtuar en
el proceso, mediante la utilización de las pruebas legales que estime pertinentes, la verdad de los hechos o
circunstancias que el funcionario de tránsito hubiere hecho constar en su acta, croquis o en el avalúo de los
daños. (Sentencia de fecha 20 de octubre de 1988 caso: Autobuses Servicios Interurbanos Ruta Centro
Oriental C.A. (Autosirco) contra Enrique Remes Zaragoza y otra).
De igual forma, la Sala ha dejado establecido en sus decisiones que las mencionadas actuaciones
administrativas, a pesar de no encajar en rigor en la definición que del documento público da el artículo 1.357
del Código Civil, tiene de todos modos el mismo efecto probatorio de los documentos públicos, en razón de
que emanan de funcionarios públicos que cumplen atribuciones que les ha conferido la Ley de Tránsito
Terrestre y contienen, por tanto, una presunción de certeza que el interesado en lo contrario debe desvirtuar
en el proceso judicial. (Sentencia de fecha 26 de abril de 1990, caso: Antonio José Paracare contra Colectivos
Je-Ron C.A.).
En el caso bajo examen, tiene razón el formalizante cuando afirma que las actuaciones administrativas de
tránsito no pueden ser consideradas como documentos públicos conforme al artículo 1.357 del Código Civil,
pues el mismo está referido al documento público negocial, es decir, aquel documento contentivo de negocios
jurídicos de los particulares, que ha sido formado por un funcionario competente actuando en ejercicio de sus
funciones, y no a los documentos públicos administrativos como son las actuaciones administrativas de
tránsito.
Los documentos públicos administrativos son aquellos realizados por un funcionario competente actuando en
el ejercicio de sus funciones, pero que no se refiere a negocios jurídicos de los particulares, sino que tratan de
actuaciones de los referidos funcionarios que versan, bien sobre manifestaciones de voluntad del órgano
administrativo que la suscribe, conformando la extensa gama de los actos constitutivos (concesiones,
autorizaciones, habilitaciones, admisiones, suspensiones, sanciones, etc), o bien constituyen manifestaciones
de certeza jurídica que son las declaraciones de ciencia y conocimiento, que a su vez, conforman la amplia
gama de los actos declarativos (certificaciones, verificaciones, registros, etc.), y que por tener la firma de un
funcionario administrativo están dotados de una presunción desvirtuable de veracidad y legitimidad de su
contenido, en razón del principio de ejecutividad y ejecutoriedad que le atribuye el artículo 8 de la Ley
Orgánica de Procedimientos Administrativos, y por tanto deben considerarse ciertos hasta prueba en
contrario.
Además, las referidas actuaciones de tránsito no encajan en rigor en la definición de documento público,
porque precisamente, es posible desvirtuar su certeza por otra prueba pertinente e idónea, y no sólo a través
de la tacha de falsedad o de la simulación, como ocurre con los documentos públicos negociales.
Así, la Sala observa que el artículo 435 del Código de Procedimiento Civil, que regula los instrumentos
públicos que pueden producirse en todo tiempo hasta los últimos informes, se refiere al documento público
negocial y no a los documentos públicos administrativos, pues de lo contrario, se crearía una desigualdad
extrema para la contraparte del promovente del documento público administrativo, producido luego de
precluído el lapso probatorio ordinario.
En efecto, al contener el documento público administrativo una presunción de certeza desvirtuable por
cualquier prueba en contrario, si el mismo es consignado en cualquier tiempo y no en el lapso probatorio, en
caso de ser impugnado, el Juez estaría obligado a abrir una articulación probatoria, a fin de que la contraparte
del promovente pueda desvirtuar la presunción de veracidad mediante la producción de la prueba en
contrario; articulación que tiene lapsos más reducidos que los ordinarios concedidos por la Ley. Desde luego
que tal problema no se presenta en el caso del documento público negocial, pues ellos sólo pueden ser
destruidos por tacha o a través de la acción de simulación.
Por tal motivo, al tratarse las actuaciones de tránsito de documentos públicos administrativos, éstos no
pueden ser producidos en todo tiempo, hasta los últimos informes, sino en el lapso probatorio ordinario.
Comparte igualmente la Sala el argumento del formalizante de que las actuaciones administrativas de tránsito
no pueden ser consideradas como instrumentos fundamentales de la demanda, pues la pretensión de
indemnización de daños y perjuicios derivada de un accidente de tránsito, constituye un caso especial de
responsabilidad civil extracontractual, cuya procedencia depende de la concurrencia de tres requisitos: la
culpa, el daño y la relación de causalidad, y por ello, jamás podría existir prueba documental de la causa de
pedir.
En tal sentido, la Sala Político-Administrativa, en sentencia No. 300 de fecha 28 de mayo 1998, caso: CVG
Electrificación del Caroní, Expediente No. 12.818, expresó:
‘Esta especie de documentos –los administrativos- conforman una tercera categoría dentro del género de la
prueba documental, y por tanto, no pueden asimilarse plenamente a los documentos públicos, ni a los
documentos privados. La especialidad de los antecedentes administrativos radica, fundamental-mente, en que
gozan de una presunción de legitimidad, autenticidad y veracidad, pero tal presunción puede ser desvirtuada
mediante prueba en contrario. Se distinguen así esta especie de documentos de los instrumentos públicos, que
sólo pueden ser impugnados mediante la tacha de falsedad; y de los meros documentos privados, que pueden
ser, incluso, desconocidos en contenido y firma por el adversario.
Siendo los documentos administrativos –como los promovidos por la empresa apelante- un medio de prueba
distinto de los documentos privados, resulta claro para esta Sala que no pueden aquellos quedar sometidos a
la disposición consagrada en el aparte único del artículo 434 del Código de Procedimiento Civil, pues dicho
precepto regula, única y exclusivamente, la oportunidad en que deben producirse los documentos privados…’
Observa la Sala, finalmente, que no existiendo una disposición procesal especial que regule la oportunidad en
que deben producirse en juicio los documentos administrativos , razón por la cual resulta plenamente
aplicable, en esta materia, el principio general consagrado en los artículos 396 y 400 del Código de
Procedimiento Civil. En tal virtud, las partes que quieran servirse de un documento de esta especie pueden
anunciarlo o promoverlo en el lapso de promoción y producirlos o evacuarlos en la etapa de evacuación de
pruebas.